Kosz wynajmu powierzchni, koszt budowy stoiska, koszt doprowadzenia mediów, koszt wyjazdu pracowników, koszt noclegu, koszt transportu, koszt drukowania materiałów promocyjnych, koszt wielu innych niezbędników. Lista wydatków związanych z targami może być długa. Targi generują wysokie koszty i tego nie da się ukryć. Na pytanie „Dlaczego wydajemy tak dużo na targi?” zawsze znajdziemy jakąś odpowiedź. Pytanie brzmi „Dlaczego targi nie dają nam tak dużo jak byśmy chcieli?”

Trzeba pamiętać, że samo uczestnictwo w targach nie gwarantuje udanego udziału. Organizatorzy obiecują, że stoiska i hale będą tłumnie wypełnione odwiedzającymi. Pomimo zapewnień warto zaplanować działania, które zagwarantują wysoką konwersję  gości na wynajętych kilkunastu metrach kwadratowych. Dlatego też czas targów to okres wytężonej pracy handlowców. Warto aby odbyte rozmowy prowadziły do czegoś więcej niż tylko wysyłki materiałów promocyjnych. W tym celu należy zacząć rozmowy z kontrahentami jeszcze przed targami.

Jeżeli wzbudzimy zainteresowanie klienta przed imprezą wystawienniczą, nasze spotkanie będzie bardziej wiążące. Najprościej to ujmując, rozmówcy mogą się odnieść do wcześniejszych wydarzeń. Rozmowa na etapie przedstawiania potrzeb i możliwości jest kilka godzin przed etapem konkretnych ustaleń. Targi odbywają w określonym cyklu, miejscu i czasie. Skupiają ludzi zainteresowanych konkretną branżą. Te największe przyciągają odwiedzających z całego świata. Takiej okazji nie można zmarnować. Dlatego ważne jest aby ilość spotkań w przeliczeniu na liczbę podpisanych umów była jak najwyższa.

Wartość podpisanych kontraktów ÷ Liczba rozmów = Wartość jednej rozmowy

Znając uśrednioną wartość jednej rozmowy i wysokość budżetu przeznaczonego na targi można obliczyć szacowany koszy pozyskania jednego klienta:

Całkowity koszt wyjazdu na targi ÷ Liczba rozmów handlowych = Koszt jednej rozmowy handlowej

Jeżeli wartość jednej rozmowy przewyższa koszt jednej rozmowy handlowej to możemy uznać, że wyjazd był udany. Pozyskanie nowych kontaktów przed targami to jeden z czynników decydujących o udanej misji targowej. Pod warunkiem, że celem jest pozyskanie klientów z obcych rynków. Jeżeli celem firmy jest zbudowanie wizerunku i dotarcie do świadomości jak największej liczby odbiorców, wtedy jakość prowadzonych rozmów nie ma dużego znaczenia. Podsumowując, pusty kalendarz spotkań to ogromna szansa na nieopłacalny wyjazd na targi.