Wybór wykonawcy stoiska targowego to jedna z pierwszych i najważniejszych decyzji w długim procesie przygotowywania wyjazdu targowego. Wyboru dokonujemy prawie pół roku przed targami a efekt tej decyzji rzutuje na to w jaki sposób firma zaprezentuje się na imprezie. W ciągu kilku dni wystawy wygląd i jakość wykonania stoiska będą stanowiły kluczowy aspekt wizerunku firmy. Dlatego wybór musi być przemyślany i pewny. W tym celu warto postępować według sprawdzonego wzoru. Poniżej wybrałem i opisałem pięć kluczowych kroków, które minimalizują ryzyko zawiązania współpracy z wykonawcą, który niespełni naszych oczekiwań.

Krok 1 – Określ wytyczne

Pierwsze co wiemy po zgłoszeniu udziału w targach to metraż i typ stoiska. Przed wyborem firmy budującej stoisko powinniśmy wiedzieć co chcemy pokazać na targach. W tym celu dobrze jest zrobić szkic przedstawiający rozmieszczenie ekspozycji, mebli targowych i innych elementów niezbędnych do udanej wystawy.

Znając wstępny zarys tego co ma się znaleźć na stoisku można przystąpić do określenia wyglądu stoiska. To istotny krok, który definiuje to czy firma ma koncepcję własnego wizerunku targowego. Najlepszym rozwiązaniem jest wykonanie własnego projektu oraz wizualizacji 3D stoiska przed przystąpieniem do zbierania ofert. Jeżeli pominiemy ten krok musimy się nastawić na dużo propozycji, masę zbędnych pytań. Pamiętaj, przygotowanie oferty cenowej + wizualizacji zajmuje więcej czasu. Nie wszystkie firmy oferują wizualizację 3D za darmo. Inni przygotowują wizualizację wybranym klientom, w których widza największy potencjał sprzedażowy.

Posiadając własny projekt stoiska możemy liczyć na szybsze i ujednolicone oferty. To zdecydowanie przyśpieszy proces wyboru wykonawcy zabudowy targowej. Określ jak najwięcej szczegółów. Tutaj nie ma miejsca na przypadki i niedopowiedzenia. Targi są inwestycją, która musi być przemyślana. Jeżeli znasz rozwiązania technologiczne zabudowy, które spełniają twoje oczekiwania napisz o tym w wymaganiach. Tym sposobem unikniesz nieporozumień i zwiększysz prawdopodobienstwo tego, że stoisko bedzie wyglądać zgodnie ze stategią marketingową firmy.

Krok 2 – Wyślij zapytania

Katalogi, mailingi, reklamy i wyszukiwarka Google – na tym etapie każde źródło się liczy a im większa liczba firm do których trafi twoje zapytanie, tym większa szansa na współpracę z odpowiednim wykonawcą. Sformułuj treść zapytania, którą roześlesz do zebranych firm. Podstawowe informacje, które powinny się znaleźć w zapytaniu to:

• nazwa, miejsce i data imprezy targowej,
• lokalizacja stoiska,
• wymagania do zabudowy zapisane w jednym pliku,
• regulamin organizatora imprezy (tam są wszystkie szczegóły dotyczące montażu i demontażu stoiska),
• logo firmy,
• prośba o bezpłate przygotowanie oferty w określonym terminie.

Określenie terminu to ustalenie punku koncowego dla tego kroku. Dzięki temu panujesz nad procesem i nieczekasz w nieskończoność na oferty.

Krok 3 – Zrób dogrywkę

Przeanalizuj nadesłane oferty wybranych firm. Postaraj się ujednolicić wytyczne tak aby jak najdokładniej porównać oferty. Następnie wybierz od 3 do 5 firm, w których widzisz największą szasnę na współpracę. Poproś o rozpisanie zaproponowanej oferty z wyszczególnionymi cenami za konkretne elementy stoiska – to umożliwi dokładne porównanie ofert i ewentualną optymalizację kosztów.

Krok 4 – Wybierz firmę

Określ kryterium według, ktorego będziesz się kierował przy wyborze wykonawcy stoiska. W większości przypadków jest to cena ale może to być inny aspekt tak jaki unikalne rozwiązanie czy dodatkowe wsparcie w trakcie eventu. Mając dokładne zestawienie możesz w prosty sposób wyłonić zwycięzcę.

Nie zapomnij podziękować reszcie firm za podesłanie ofert – dobre relacje służą obu stronom, nam zależy na tym aby przed następnymi targami dostać kolejną ofertę.

Krok 5 – Przepracuj umowę

Wykonawca poinformowany o wygranej ofercie powinien jak najszybciej podesłać nam umowę. Zazwyczaj jest to umowa o dzieło. Osoba odpowiedzialna za targi powinna zabezpieczyć firme przed wszelkimi zagrożeniami czy niedomówieniami. W tym celu należy skonsultować umowę z prawnikiem. Od strony marketingowej należy zadbać o to aby nie zabrakło informacji o kluczowych elementach wyglądu stoiska. Zawarcie zapisów o takich szczegółów jak ilość i barwa halogenów to nie przesada. Tutaj można wykorzystać zapisy z wytycznych (patrz krok 1).